Interne besturing

Deel deze pagina

GVB heeft integriteit en transparantie hoog in het vaandel staan. Onze interne besturingssystemen en beleid zijn erop gericht dat we voldoen aan wet- en regelgeving.

Compliance

Een integere organisatie en bedrijfscultuur zijn essentieel voor de bedrijfscontinuïteit van GVB. Onze compliancefunctie bevordert en bewaakt de integriteit en beheerste bedrijfsvoering. We sluiten hiermee aan bij de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.

Inzicht hebben in en het beheersen van compliancerisico’s ondersteunt GVB bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Compliance is hierbij een samenspel tussen de diverse functionarissen binnen de  organisatie. De compliance officer ondersteunt het management en de medewerkers van GVB bij het realiseren van compliance en een integere bedrijfscultuur.

Privacy

Alle personen die met GVB in contact zijn, zoals reizigers en medewerkers, moeten erop kunnen vertrouwen dat GVB zorgvuldig en betrouwbaar omgaat met hun persoonsgegevens. Over hoe wij dit doen, informeren we reizigers en medewerkers in onze privacyverklaring. Nieuwe medewerkers krijgen een e-learning over de AVG. Zo krijgen ze voldoende kennis en tools om te handelen volgens de privacyregels.

Kantoormedewerkers van GVB werken sinds maart 2020 zo veel mogelijk thuis. Om ervoor te zorgen dat zij ook daar veilig werken met persoonsgegevens, hebben we informatiebeveiligingsmaatregelen  getroffen. Daarnaast hebben we instructies gegeven over hoe onze medewerkers thuis privacy-proof kunnen werken.

Om te kunnen voldoen aan onze plicht rond bescherming van persoonsgegevens van klanten en medewerkers, voeren we compliance-assessments uit op de eerste toeleveranciers en verwerkers op de AVG en de informatiebeveiliging. Zo zorgt GVB dat de beveiliging van persoonsgegevens ook bij verwerkers van gegevens in orde blijft.

Integriteit

We vinden het belangrijk dat reizigers, belanghebbenden en leveranciers vertrouwen hebben in onze organisatie en dat er een veilig werkklimaat is voor iedereen bij GVB. Dit is in diverse regelingen bij GVB vastgelegd, waaronder het integriteitsbeleid. Bij de introductie van nieuwe medewerkers geven we aandacht aan integriteit, cultuur en gedrag. Hiermee stimuleren we integer gedrag en een integere bedrijfscultuur en vergroten we de bewustwording van compliancerisico’s. De compliance-officer geeft op verzoek in werkoverleggen toelichtingen of workshops.

GVB heeft een Meldpunt Integriteit waar medewerkers (vermoedens van) integriteitsschendingen kunnen bespreken en melden. Bij concrete vermoedens kan het Meldpunt de directie adviseren een integriteitsonderzoek te starten.

Gedragscode en klokkenluidersregeling

Alle medewerkers van GVB behoren zich te gedragen overeenkomstig maatschappelijke normen en wet- en regelgeving. De afspraken hierover liggen vast in de GVB Gedragscode. Medewerkers zijn verplicht om integriteitsrisico’s of -situaties te melden. Zij kunnen bij twijfel hun leidinggevende of de compliance-officer raadplegen. Ook heeft GVB een klokkenluidersregeling die is opgenomen in de cao.

Andere richtlijnen

  • GVB heeft beleid voor samenwerking en omgang binnen GVB bij privé-, familiaire of vriendschappelijke relaties.
  • In de cao van GVB staan regels over alcohol en drugs, met een nultolerantiebeleid als uitgangspunt.
  • Richtlijn Social Media, helpt medewerkers om social media goed te benutten en vervelende ervaringen te voorkomen.
  • In de cao staat de ‘gedragslijn Vermoeden van misstanden’. Het gaat daarbij om strafbare feiten, grove schending van regel- en wetgeving en grote gevaren voor volksgezondheid, veiligheid of milieu, of het bewust achterhouden van informatie hierover. Medewerkers zijn verplicht serieuze aanwijzingen van misstanden te melden.
  • Richtlijn voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen.

Interne audit

Interne audit is een onafhankelijke functie waarvan de bevoegdheden zijn vastgelegd in een audit charter. Interne Audit GVB heeft een kwaliteitscertificaat van de beroepsorganisatie Institute of Internal Auditors (IIA), dit toont aan dat Interne Audit GVB werkt volgens de Professional Standards.

Interne audit valt rechtstreeks onder de algemeen directeur en overlegt regelmatig met de externe accountant. Er is een directe rapportagelijn naar de auditcommissie, en interne audit neemt deel aan de vergaderingen van de auditcommissie. Interne audit voert GVB-breed jaarlijks diverse audits uit om te controleren of GVB voldoet aan eigen regels en normen, maar ook of GVB voldoet aan relevante wet- en regelgeving. Zo verleent interne audit assurance over de mate van interne beheersing van processen binnen GVB.

Inkoop en aanbesteding

Ons inkoopbeleid volgt de juridische kaders voor Europees aanbestedingsrecht. GVB hanteert externe en interne drempelwaarden. We stellen een inkoopplan op met de inkoopstrategie en een schets van het juridische kader. Onze Tenderboard moet dit goedkeuren.

Ondernemingsraad

GVB heeft een ondernemingsraad voor alle medewerkers van GVB en een onderdeelcommissie voor medewerkers van Operatie en Techniek. Ook is er een overlegstructuur voor afzonderlijke vestigingen en afdelingen, waarmee de medezeggenschap zo laag mogelijk in de organisatie is belegd. De ondernemingsraad ziet onder meer toe op de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de werk- en rusttijden. Ook is de ondernemingsraad betrokken bij vier vaste commissies:

  • VGWM-beleid (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu)
  • Financiën
  • Centrale stafafdelingen
  • Facilitair Bedrijf
  • Verkiezingscommissie

© GVB october 2021